Polityka prywatności

Obowiązuje od 22 października 2026 r.

 

Szanujemy Twoją prywatność. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe zbieramy w związku z korzystaniem ze strony www.upin.pl, kontaktem z nami oraz realizacją zamówień, w jakim celu to robimy, komu je powierzamy i jakie prawa Ci przysługują. Polityka spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest UPIN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Królowej Jadwigi 133, 30-212 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000754693, NIP 6772439058, REGON 381656900 (dalej: „Administrator” lub „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

  • e-mailem: biuro@upin.pl,
  • telefonicznie: +48 690 33 99 88,
  • listownie lub osobiście: UPIN sp. z o.o., ul. Królowej Jadwigi 133, 30-212 Kraków.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Sprawy związane z danymi osobowymi prowadzimy pod adresem biuro@upin.pl.

2. Skąd mamy Twoje dane i jakie to dane

Przetwarzamy dane, które przekazujesz nam samodzielnie, oraz dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony:

  • formularz kontaktowy: imię i nazwisko, nazwa firmy (opcjonalnie), adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie) oraz treść wiadomości,
  • umówienie pomiaru lub serwisu: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres, pod którym ma się odbyć wizyta, termin wizyty, rodzaj interesujących Cię osłon, opis usterki oraz przesłane zdjęcia,
  • czat na stronie: dane, które podasz w rozmowie (najczęściej imię, telefon, e-mail, adres i termin wizyty), oraz treść rozmowy,
  • kontakt telefoniczny i mailowy: numer telefonu, adres e-mail oraz informacje, które przekażesz w rozmowie lub wiadomości,
  • zamówienie i umowa: dane wskazane powyżej oraz dane z karty pomiarów, adres montażu, dane do faktury (w przypadku firm także nazwa i NIP), informacje o płatnościach i reklamacjach,
  • dane zbierane automatycznie: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzone podstrony, czas wizyty, źródło wejścia na stronę, identyfikatory plików cookies oraz zapis sposobu korzystania ze strony (np. kliknięcia i przewijanie), w zakresie, na który wyrazisz zgodę.

Prosimy, aby w formularzach, czacie i na zdjęciach nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania, w szczególności danych dotyczących zdrowia, wizerunku osób trzecich czy dokumentów tożsamości.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Odpowiedź na wiadomość lub zapytanie wysłane przez formularz, czat, e-mail lub telefon: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji z osobami, które się z nami kontaktują (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeśli zapytanie dotyczy zawarcia umowy, także działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Umówienie i przeprowadzenie pomiaru, przygotowanie wyceny, umówienie serwisu: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Zawarcie i wykonanie umowy, w tym zamówienie, dostawa i montaż asortymentu, kontakt w sprawie realizacji, obsługa gwarancji i reklamacji: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki prawne wynikające z przepisów o rękojmi i ochronie konsumentów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Rozliczenia, wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej: obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Zapewnienie bezpieczeństwa strony i ochrona formularzy przed spamem (logi serwera, zapora aplikacyjna, Google reCAPTCHA): nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie strony i danych naszych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Statystyki odwiedzin i analiza sposobu korzystania ze strony (Google Analytics, Microsoft Clarity): Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze cookies.
  • Marketing, w tym mierzenie skuteczności reklam i wyświetlanie reklam osobom, które odwiedziły stronę (Google Ads): Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze cookies.
  • Prowadzenie naszych profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn) i odpowiadanie na komentarze oraz wiadomości: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na promocji firmy i komunikacji z obserwującymi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

4. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzach jako obowiązkowe nie będziemy jednak mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie, umówić pomiaru lub serwisu ani zawrzeć i wykonać umowy. Podanie danych do faktury jest wymogiem wynikającym z przepisów podatkowych.

5. Jak długo przechowujemy dane

  • dane z zapytań, na które nie doszło do zawarcia umowy: do czasu zakończenia korespondencji, a następnie przez 12 miesięcy na wypadek powrotu do rozmowy, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw,
  • dane związane z umową: przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, z przedłużeniem do końca roku kalendarzowego) oraz okresu odpowiedzialności z tytułu rękojmi i gwarancji,
  • dokumenty księgowe: przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
  • dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania; okres ważności poszczególnych plików cookies określa baner cookies,
  • logi serwera i dane bezpieczeństwa: zwykle nie dłużej niż 90 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub jako odrębnym administratorom, gdy wynika to z charakteru usługi:

  • dostawcy hostingu, na którego serwerach działa strona i poczta (seohost.pl, serwery w Polsce),
  • firmom obsługującym technicznie i rozwijającym stronę internetową,
  • Pipedrive OÜ (Estonia): system CRM oraz czat na stronie,
  • Google Ireland Limited (Irlandia): Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Google reCAPTCHA,
  • Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia): Microsoft Clarity,
  • Usercentrics A/S (Dania): narzędzie Cookiebot do zarządzania zgodami na cookies,
  • Vimeo.com, Inc. (USA): odtwarzanie filmów osadzonych na stronie,
  • Trustindex.io (Węgry): wyświetlanie opinii Google na stronie,
  • Meta Platforms Ireland Limited i LinkedIn Ireland Unlimited Company: w zakresie naszych profili w mediach społecznościowych; w odniesieniu do statystyk profili jesteśmy współadministratorem razem z tymi serwisami,
  • producentom i dostawcom asortymentu, ekipom montażowym i serwisowym, firmom transportowym, w zakresie potrzebnym do realizacji zamówienia,
  • biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym, bankom i operatorom płatności, w zakresie potrzebnym do rozliczeń i ochrony naszych praw,
  • organom publicznym, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców (Google, Microsoft, Vimeo) lub ich podwykonawców może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@upin.pl.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
  • sprostowania (poprawienia) danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@upin.pl lub wyślij list na adres siedziby. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.

9. Profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Jeśli wyrazisz zgodę na pliki cookies marketingowe, Google może na podstawie Twojej aktywności na stronie dopasowywać wyświetlane Ci reklamy.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania ze strony. Używamy też podobnych technologii, np. pamięci lokalnej przeglądarki i skryptów pomiarowych. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym decydujesz, na które kategorie się zgadzasz:

  • niezbędne: potrzebne do działania strony, zapamiętania Twojego wyboru w banerze, bezpieczeństwa i ochrony formularzy przed spamem (Cookiebot, Google reCAPTCHA, zabezpieczenia serwera); nie wymagają zgody,
  • preferencje: zapamiętują Twoje ustawienia i działanie funkcji takich jak czat (Pipedrive), filmy (Vimeo) czy opinie (Trustindex),
  • statystyka: pozwalają nam sprawdzić, jak korzystasz ze strony, i ją ulepszać (Google Analytics, Microsoft Clarity),
  • marketing: służą do mierzenia skuteczności reklam i wyświetlania reklam osobom, które odwiedziły stronę (Google Ads).

Pliki cookies z kategorii innych niż niezbędne zapisujemy tylko po wyrażeniu zgody. Pełną, aktualną listę plików cookies wraz z okresem ich ważności znajdziesz w banerze cookies. Swój wybór możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili: zmień ustawienia cookies.

Możesz też zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, w tym je usuwać i blokować. Zablokowanie plików niezbędnych może spowodować, że część funkcji strony nie będzie działać prawidłowo.

11. Linki do innych stron

Strona zawiera odnośniki do innych serwisów, np. naszych profili w mediach społecznościowych i stron producentów. Po przejściu na nie obowiązują zasady prywatności tych serwisów.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie (SSL), ograniczony dostęp do danych tylko dla upoważnionych osób, kopie zapasowe oraz zabezpieczenia serwera i formularzy.

13. Zmiany polityki prywatności

Politykę możemy aktualizować, np. przy zmianie przepisów lub narzędzi używanych na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem www.upin.pl/polityka-prywatnosci/, a na górze strony podajemy datę, od której obowiązuje. Zasady przetwarzania danych przy realizacji zamówień opisuje także Regulamin świadczenia usług.